HMK Pay — Справочник

HMK Pay — внутренняя система группы компаний ХМК для управления финансовыми заявками. Она позволяет сотрудникам создавать платёжные заявки, бухгалтерам — обрабатывать оплаты, а руководителям — контролировать весь процесс.

Что можно делать в системе

Вход в систему

Перейдите на hmkpay.ru и введите логин и пароль. Если у вас привязан Telegram — система пришлёт одноразовый код (OTP) в бот. Введите его для входа.

Сотрудник работает только со своими данными — он не видит чужих платежей и авансов. Все заявки требуют согласования руководителя.

Платёжные заявки

Как создать заявку

1. Перейдите в раздел «Платежи»

   На главной странице нажмите «Новый платёж» или перейдите в раздел через меню.
2. Заполните форму

   Обязательные поля: Название, Сумма, Тип платежа.
   Необязательные: Получатель, Категория, Срок оплаты, Описание, Срочность.
3. Выберите тип платежа

   Счёт — безналичный расчёт по счёту
   Наличные — выдача наличных
   Крипто — оплата криптовалютой (если разрешено профилем)
4. Прикрепите файлы

   Прикрепите счёт, договор или другие подтверждающие документы.
5. Нажмите «Создать»

   Заявка уйдёт на рассмотрение. Руководитель получит уведомление в Telegram.

Жизненный цикл платежа

После создания платёж проходит следующие стадии:

Отслеживание статуса

В разделе «Платежи» вы видите список всех своих заявок с текущим статусом. Также уведомления о смене статуса приходят в Telegram.

Авансы (подотчёт)

Аванс — это деньги, которые выдаются сотруднику «под отчёт» для рабочих расходов. После расходования нужно сдать отчёт с чеками.

Как запросить аванс

1. Перейдите в раздел «Авансы»

   Нажмите «Новый аванс».
2. Укажите сумму и цель

   Опишите, на что нужны деньги. Можно указать срок.
3. Отправьте заявку

   Руководитель рассмотрит и выдаст деньги.

Жизненный цикл аванса

Как сдать авансовый отчёт

Когда деньги потрачены:

1. Добавьте расходы

   В деталях аванса нажмите «Добавить расход». Укажите сумму, комментарий и прикрепите фото чека.
2. Нажмите «Сдать отчёт»

   Можно добавить общий комментарий к отчёту.
3. Ожидайте закрытия

   Руководитель проверит отчёт и закроет аванс.

Telegram-бот

Команды для сотрудника

Какие уведомления вы получите

• ✅ Ваша заявка согласована
• ❌ Ваша заявка отклонена (с причиной)
• 💰 Платёж оплачен
• 📄 Запрос закрывающих документов
• 💵 Аванс выдан / закрыт / перевыдан
• ⏰ Напоминания о сроках авансового отчёта

Бухгалтер подключается к процессу после того, как руководитель согласовал заявку. Основная задача — оформить оплату и сохранить документы.

Просмотр платежей

Бухгалтер видит только платежи в статусах ✅ Согласован и 💰 Оплачен. Платежи в статусе «На согласовании» или «Отклонён» недоступны.

Отметить платёж как оплаченный

1. Откройте согласованный платёж

   Найдите нужную заявку в списке (фильтр: «Согласованные»).
2. Загрузите платёжное поручение (необязательно)

   В деталях платежа прикрепите файл ПП через кнопку загрузки файла.
3. Нажмите «Оплачено»

   Статус сменится на «Оплачен». Создатель платежа получит уведомление в Telegram.

Закрывающие документы

После оплаты по некоторым платежам требуются закрывающие документы от поставщика (акты, УПД, счета-фактуры).

Запросить документы

1. Откройте оплаченный платёж

   Перейдите в детали нужного платежа.
2. Нажмите «Запросить документы»

   Создателю платежа придёт уведомление в Telegram с просьбой предоставить закрывающие документы.
3. После получения — отметьте галочкой

   Переключатель «Закрывающие документы получены» зафиксирует факт получения.

Авансы и подотчёт

Бухгалтер может управлять авансами сотрудников.

Закрыть аванс и выдать новый

Если сотруднику нужны новые деньги, а по старому авансу ещё не сдан отчёт — используйте функцию «Закрыть и выдать новый»:

1. Откройте текущий аванс

   Перейдите в детали аванса сотрудника.
2. Нажмите «Закрыть и выдать новый»

   Введите сумму нового аванса, цель и срок.
3. Автоматический перенос остатка

   Система вычислит остаток: остаток = выдано − потрачено.
   Если есть неизрасходованный остаток — он добавляется к новой сумме.
   Если расход превысил аванс — это фиксируется в уведомлении, но не вычитается из нового.

Отчёты

Бухгалтер имеет полный доступ к финансовым отчётам системы.

Сводный отчёт

Раздел «Отчёты» показывает:

• Итого оплачено — сумма всех оплаченных платежей за период
• На согласовании — текущая сумма заявок, ожидающих решения
• Ожидают оплаты — согласованные, но ещё не оплаченные
• Разбивка по категориям — сколько потрачено в каждой статье расходов
• Разбивка по типу — счёт / наличные / крипто
• По получателям — топ-20 получателей по сумме

Используйте фильтры «Дата с» и «Дата по» для выбора нужного периода, а также фильтр по категории или типу платежа.

Экспорт в CSV

Кнопка «Экспорт CSV» скачивает полный список платежей с полями: ID, название, сумма, тип, получатель, категория, статус, кто создал, дата создания, дата оплаты.

Telegram-уведомления для бухгалтера

Руководитель имеет полный доступ ко всем функциям системы. Именно он принимает решения о согласовании платежей и управляет авансами.

Согласование платежей

Через веб-интерфейс

1. Откройте раздел «Платежи»

   Используйте фильтр «На согласовании» для быстрого доступа.
2. Изучите детали

   Нажмите на платёж, чтобы увидеть описание, файлы, информацию о создателе.
3. Согласуйте или отклоните

   Кнопка «Согласовать» — платёж переходит в статус «Согласован».
   Кнопка «Отклонить» — нужно указать причину отказа.

Через Telegram-бот

Меню руководителя в боте

Управление авансами

Логика переноса остатка

Регулярные платежи

Система может автоматически создавать платёжные заявки по расписанию — например, аренду или зарплату.

Управление пользователями

1. Создание пользователя

   Перейдите в «Пользователи» → «Добавить». Укажите логин, имя, роль, пароль. Опционально — Telegram ID.
2. Настройка категорий

   Можно ограничить список доступных категорий для конкретного пользователя (поле «Разрешённые категории»).
3. Блокировка/разблокировка

   В настройках пользователя переключите «Активен» для блокировки или разблокировки.

Статусы платежей

Статусы авансов

Типы платежей